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英語を使う仕事

英語を使う仕事ってどんな仕事があるの?バイリンガル秘書編

外資系企業などでよく求人のある「バイリンガル秘書」ですが、求人によってお仕事の内容はかなり違ってきます。ですが仕事は基本的に裏方ですので、「誰かのお手伝いをして力になりたい」というタイプの人に向いているお仕事だとおもいます。

お仕事の内容が多岐に渡ることが多いために海外の衣食住などの文化にも造詣が深いほうが仕事がしやすいでしょう。その面から行くと、様々な国や文化の人々と交流した経験があることは仕事上とてもプラスになります。

また、バイリンガル秘書といっても、日本人付きの場合と外国人付きの場合とありますので、それぞれの違いについてもご紹介していきます。

日本人付き秘書

日本人付きのバイリンガル秘書の場合、上司が英語がかなりできる場合とできない場合がありますが、どちらの場合も会議用の通訳は別についていることがほとんどです。

英語を使う場面は

  • メールを英語で読み書きする
  • 書類を英語で作る
  • 書類を日本語に訳す
  • 電話の取次ぎを英語でする
  • 簡単な通訳をする

上記のとおり会議用通訳は別についていることが多いが、場合によっては会議通訳もするので、その場合はかなり難易度が上がると思います。

ですが、組織が大きい場合はほぼ、通訳は別についているので、基本的な秘書業務が多いです。組織が小さい場合は秘書兼通訳をすることも多いでしょう。

秘書業務

主な秘書業務

  • スケジュール管理
  • 会議設定・準備
  • 資料準備
  • 資料作成補助
  • 出張手配

上司は多忙で、出張や会議で席にいないことも多いので、その合間を縫って「簡潔に要件を伝える」ということがとても大事にななります。どのように仕事をしていくかは上司の性格によるところが大きくなってくるので、できるだけ柔軟性を発揮して上司のタイプを見ながら仕事の仕方を調整していくことが必要になります。

また、上司の先のスケジュールまでわかっているので、先を見越して会議や出張などの準備を自分から始めるなど機転を利かせる必要がある仕事でもあります。一方で、急なスケジュールの変更や出張にも早急に対応する機敏さも必要となります。

外国人付き秘書

外国人付き秘書の場合は特に、「自分で秘書を選ぶ」という人が多い傾向にあるので、求人も多いと思います。合否については上司になる人がその人の基準で選ぶので、どんどん応募していったほうが良いと思います。

日本人上司につく場合との大きな差は、外国人上司は日本の生活で困ることが多いので、ちょっとした日本の習慣などを聞かれたり、補助したりということが多いことです。家探しや子供さんの学校のことについては総務・人事部が担当しますが、その他の身近な補助などをすることは多い印象です。

必要な英語力

もちろん上司とのコミュニケーションはすべて英語になりますので、英語力はかなり必要になります。目安としてはTOEICで800点以上です。また、日本語のメールや文書を英語に訳す必要があるので、ビジネス英語の翻訳力も必要になるでしょう。

加えて、簡単な通訳の場合は頼まれることも多いです。また、オフィスワークで出てくる会話の中には、これまで日常会話では使わなかった言い回しや単語が出てくるので、最初のうちは戸惑うかもしれません。

秘書業務

秘書業務については、日本人付きの場合とほぼ同じ内容です。それがすべて英語になるだけですので、基本的にはスケジュール管理や書類作成などです。

ですが経験上、秘書業務は多忙な上司の仕事を滞りなく進むように機転を利かせる必要があります。しかも相手が海外から来ている外国人上司ということになると、これまで秘書経験がない場合だと採用されにくいでしょうし、日本人につくよりは大変です。もしも、外国人付きの秘書になりたい場合は、一度は日本人付きで英語も使う秘書をしておいた方が良いでしょう

まとめ

バイリンガル秘書になるには

  • 英語力(TOEIC800以上)
  • 柔軟性
  • 機転
  • 経験

一言にバイリンガル秘書と言っても色々とありますね。ですが、基本は上司の求めるものによって大きく仕事の内容が変わってきます。いかにその上司に合わせたアシスタント業務ができるか、柔軟性が必要になってきます。

また、上司の立場によっても緊張度も違います。部長、役員、社長などそれぞれの立場によって忙しさも違えば、秘書の仕事の内容も変わってきます。

バイリンガル秘書を目指す人は、英語力もさることながら、秘書業務という上司によって変わる様々な仕事を的確にこなす能力を磨く必要もあるので、最初のうちは難易度の低いものから初めていくのがいいでしょう。

バイリンガル秘書について様々なことを書いてきましたが、このお仕事は「上司との相性」というのもかなり影響してくるものです。ですが、こちらが部下になるのですからできるだけ上司のクセや重要視しているポイントを押さえて仕事をしていけるように、少しずつキャリアを積み上げていきましょう。

仕事の枠があってないようなお仕事ですが、慣れてこなせるようになってくると、忙しく緊張感はありますが、とてもやりがいのあるお仕事です。興味のある方は是非挑戦してみてください。